Check list for strategical planing ocean cargo.
}Imagina este escenario:
El Propietario, CEO o Director@ de compras de tu empresa con mucha ilusión viajó a China hacer todas las compras para la próxima temporada comercial, previo a eso, te preguntaron sobre el tiempo de tránsito door to door y tu como líder de Supply Chain diste tu mejor proyección.
Basado en esa proyección, El director de ventas planifico su campaña comercial, el financiero planificó la disponibilidad de recursos, el de producción hizo su programación, etc, etc, etc. Es decir, mucha gente depende de esa proyección.
Las compras ya se hicieron, todo el equipo que fue a China está feliz, por ejemplo, el éxito de la próxima temporada comercial ahora está en tus manos pues toca mover la carga y hacer que llegue a su destino final según el tiempo proyectado …..
CONSECUENCIAS DE LAS DEMORAS: “Delays - Demurrage” tienen un costo financiero elevado, pérdida de mercado, pérdida de producción, retraso en los proyectos de construcción, paralización de maquinarias, pérdida de credibilidad y hasta son causa de procesos judiciales. Así pues, tu función y la de tu equipo es evitar que eso pase. Escusas para justificar las demoras hay infinitas, inclusive razones muy validas, pero nadie está dispuesto a escucharlas ¿verdad que sí?
Ahora bien, volvamos a tu “proyección”. Completa este check list. Si algún ítem no fue considerado, probablemente podríamos tener demora:
🚩Aspectos climáticos: ¿Es temporada de huracanes en origen, ruta o destino?
🚩Congestión de puertos: Chequeaste la tasa de congestión de puertos en origen y destino
🚩Espacio en buques: ¿Confirmaste con la naviera el espacio en buque?
🚩Conflictos gremiales: ¿Hay o se prevén conflictos gremiales con transportistas, operadores portuarios, ¿etc en origen y destino?
🚩Documentación: ¿Fueron requeridos al exportador (a través de los negociadores de la compra), previo a la carga, todos los documentos necesarios para completar los tramites aduanales en la exportación e importación?
🚩Ratio de carga y descarga: ¿Fue considerada en origen y destino?
🚩Disponibilidad de equipos móviles: En algunos casos, la carga por sus dimensiones o por su tipo (gases, líquidos, etc) requiere equipos especiales para moverlas. ¿Consideraste la disponibilidad en origen y destino?
🚩Requisitos sanitarios, fitosanitarios, antidrogas: Alguna carga por su tipo (alimentos, orgánicos, etc) o por su origen (puertos considerados de transito de droga) requiere revisión y documentos adicional. ¿Consideraste estos aspectos?
🚩Transporte terrestre: ¿Te aseguraste de garantizar el tiempo de transito de la carga en movimiento terrestre con el 3PL o transportista?
🚩Contenedores: ¿De quien es la responsabilidad de encontrar ocean containers disponibles para la carga, del importador o del exportador? 🚩Si la responsabilidad es tuya, ¿ya tienes la garantía o compromiso de la naviera para tenerlos a tiempo?
🚩¿Recomendaste al equipo de compras la mejor selección de packing para evitar daños a la carga durante la travesía?
🚩 Warehousing: Algunas cargas, como la refrigerada, requieren condiciones de almacenamiento y traslado especiales. ¿Consideraste este factor y hay la disponibilidad de espacio para almacenamiento adecuado en el proceso de traslado si así fuese requerido?
🚩Incoterms: Según lo que más convenga de acuerdo con todas las variables anteriores, ¿recomendaste al equipo de compras que ICOterms utilizar?
Si todo fue considerado, muy bien, te felicito, hiciste una proyección estratégica, ¡ya estas listo para dar luz verde!
Ahora bien, actuando con tantos factores externos, hay muchos imponderables que debes resolver en la medida que la carga se mueve. Para ello, tenemos este check list:
SOP:¿ Fue establecido un Standard operating procedures donde cada parte conoce sus funciones, deberes y obligaciones?
Torre de control: ¿Tienes implementada una torre de control para monitorear y hacer seguimiento a la carga durante toda su travesía?
Trazabilidad (preferiblemente en tiempo real). ¿Tienes implementado un proceso de digitalización que permita la trazabilidad de la documentación en tiempo real?
Comunicación y seguimiento: Este es uno de los factores más críticos para asegurar que atiendes en forma oportuna cualquier parada o demora en los tiempos previstos en cada eslabón de la cadena cuando la carga está en movimiento. ¿Tienes definido, quien hace que y cuando debe hacerlo?
Plan B, Plan C, Plan X: ¿Tienes alternativas de actuación en caso de que uno o varios eslabones falla, en y su reactivación sea irrecuperable?
Comunicación interna es decir al resto de las unidades de tu empresa. La comunicación oportuna de como la carga se va moviendo de acuerdo con el plan original y sus posibles varianzas permitirá al resto del equipo poder adaptarse a situaciones imponderables y poder reaccionar como organización minimizando las consecuencias. En los últimos dos años se han registrado el mayor número de contenedores perdidos por la borda en la historia. Por ejemplo, el buque ONE OPUS motivado al mal tiempo perdió 1800 contenedores el pasado año, aun cuando en teoría no debió haber pasado eso. Esas pérdidas de acuerdo con World Shipping Council (WSC) representan el 0,001% del total de contenedores que se movilizaron, para quien lo perdió, probable era su 100%.
Contáctame para ayudarte en el diseño y ejecución de un plan estratégico que acompañe a tus objetivos comerciales o de proyectos.
Imagine this scenario:
The Owner, CEO or purchasing Director@ of your company with great enthusiasm traveled to China to make all the purchases for the next commercial season, prior to that, they asked you about the door to door transit time and you as a Supply Chain leader gave your best projection.
Based on that projection, the sales director planned his commercial campaign, the financier planned the availability of resources, the production director did his programming, etc, etc, etc. That is, many people depend on that projection.
The purchases have already been made, all the team that went to China is happy, for example, the success of the next commercial season is now in your hands because it is time to move the load and make it reach its final destination according to the projected time .....
CONSEQUENCES OF DELAYS: "Delays - Demurrage" have a high financial cost, loss of market, loss of production, delay in construction projects, paralysis of machinery, loss of credibility and they are even the cause of judicial processes. So, your role and that of your team is to prevent that it happening. Excuses to justify delays there are infinite, even very valid reasons, but no one is willing to listen to them.
Now, let's go back to your "projection". Complete this check list. If any item was not considered, we could probably have a delay:
🚩Climatic aspects: Is it hurricane season in origin, route or destination?
🚩Port congestion: You checked the congestion rate of ports at origin and destination
🚩Space limitation on ships: Did you confirm with the shipping company the space on the ship?
🚩Trade union disputes: Are there or are trade union conflicts foreseen with carriers, port operators, etc. at source and destination?
🚩Documentation: Were the exporter required (through the negotiators of the purchase), prior to loading, all the necessary documents to complete the customs procedures in the export and import?
🚩Loading and unloading ratio: Was it considered in origin and destination?
🚩Availability of mobile equipment: In some cases, the load by its dimensions or by its type (gases, liquids, etc.) requires special equipment to move them.¿ Did you consider availability at origin and destination?
🚩Sanitary, phytosanitary, anti-drug requirements: Some cargo by its type (food, organic, etc.) or by its origin (ports considered to be of drug transit) requires additional review and documents. Did you consider these aspects?
🚩Ground transportation: Did you make sure to guarantee the transit time of the cargo in land movement with the 3PL or carrier?
🚩Containers: Whose responsibility is it to find ocean containers available for cargo, from the importer or the exporter?
🚩If the responsibility is yours, do you already have the guarantee or commitment of the shipping company to have them on time?
🚩 Did you recommend to the purchasing team the best selection of packing to avoid damage to the cargo during the crossing?
🚩 Warehousing: Some loads, such as refrigerated cargo, require special storage and transfer conditions. Did you consider this factor and is there adequate storage space available in the relocation process if required?
🚩Incoterms: According to what is most convenient according to all the above variables, did you recommend to the purchasing team that ICOterms use?
If everything was considered, very well, I congratulate you, you made a strategic projection, you are ready to give the green light!
You are a crack ! But....
Now, acting with so many external factors, there are many imponderables that you must solve as the load moves. To do this, we have this check list:
SOP: Was a Standard operating procedures established where each party knows its functions, duties and obligations?
Control tower: Do you have a control tower in place to monitor and track the cargo throughout its journey?
Traceability (preferably in real time). Do you have implemented a digitization process that allows the traceability of documentation in real time?
Communication and follow-up: This is one of the most critical factors to ensure that you attend in a timely manner any stop or delay in the expected times in each link of the chain when the load is in motion. Do you have defined, who does what and when should it?
Plan B, Plan C, Plan X: Do you have alternatives for action in case one or more links fail, in and its reactivation is irrecoverable?
Internal communication, that is, to the rest of the units of your company. The timely communication of how the load is moving according to the original plan and its possible variances will allow the rest of the team to adapt to imponderable situations and be able to react as an organization minimizing the consequences. In the last two years, the largest number of containers lost overboard in history has been recorded. For example, the SHIP ONE OPUS motivated by bad weather lost 1800 containers last year, even though in theory that should not have happened. Those losses according to the World Shipping Council (WSC) represent 0.001% of the total containers that were mobilized, for those who lost it, probably 100%.
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