OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
- Jesus Maza
- hace 3 días
- 4 min de lectura
Actualizado: hace 8 horas
¡Para de comer espaguetis organizacionales!
No es cuestión de más recursos, el objetivo es optimizar los existentes.
Es bastante frecuente que al preguntar a gerentes de empresas ¿Qué necesitas para crecer o para emprender en una nueva línea de negocios? la respuesta más común sea: "Más recursos" y en general del tipo financiero. Muchas veces también, la causa que subyace detrás de esa respuesta es "Porque siempre lo hemos hecho así."
Pocos de estos y estas gerentes contestarían: "Optimizar los procesos para redirigir los recursos existentes con el fin de obtener resultados en formas más eficientes".
Estas maneras de pensar y actuar (la reflejada por "siempre lo hemos hecho así") típicamente son el resultado de implementar una y otra vez la misma formula que los hizo exitosos en algún momento, olvidando que el éxito es efímero por lo cual nuestra gestión requiere de una renovación constante, donde la creatividad y la innovación sea el pan nuestro día.
Cuando revisamos muchas organizaciones que estan "estancadas" y observamos detenidamente que hacen y como lo hacen, podemos fácilmente ver que en muchos de sus procesos operan como una "espaguetada", es decir, un cahos que está a la vista de todos pero pocos quiren cambiarlo, sea por miedo, "confort" o incapacidad. El miedo al cambio paraliza en muchos casos e instaura e impide implementar nuevas formas de ejecución que disminuyan los desperdicios y liberen esos recursos para ser utilizados mas eficientemente.
¿Esto de "espaguetada" que es?
El diagrama de espagueti es una herramienta visual de la metodología Lean utilizada para mapear el flujo y la trayectoria de personas, materiales o información dentro de un área de trabajo. Su nombre proviene de la maraña de líneas que se forma al dibujar los recorridos, la cual se asemeja a un plato de espaguetis. Esta herramienta es muy sencilla de utilizar. Simplemente designa una persona de un área distinta a que observe detenidamente un proceso y registre con una línea cada paso que se haga para su ejecución, como resultado, obtendrás un diagrama caótico similar a una plato de espagueti que debes convertir a través de los cambios, en un diagrama de pocas líneas, mientras menos líneas más eficiente será.
Observa la siguiente imagen, en forma resumida podemos ver la evolución de pasar de la realidad actual "Mapa Espagueti" y los desperdicios identificados mediante un diagnostico estratégico a la transformación del caos a la sencillez mediante técnicas de excelencia operacional.
Pero, ¿sabias que hay gente que es feliz viviendo dentro de esta espaguetada? Pues si, y la razón es que dentro de ese caos de burocracia e ineficiencia ellos y ellas se sienten confortables, necesarios e imprescindibles. Ellos crearon "así lo hemos hecho siempre" y ellos / ellas son la primera barrera de cambio a superar.
Así pues, si quieres dejar de comer espaguetis organizacionales o eres de los / las que piensan y actúan de otra manera, sigue leyendo.
La optimización de procesos libera recursos que benefician tanto a empresas como a sus trabajadores.
Vamos a ilustrar esta aseveración con un simple ejemplo domestico. Un día cualquiera en tu casa luego de la cena en familia, observa y registra la cantidad de movimientos que hace la persona (el/la lavador)que lava los tratos, te aseguro que puede hacer la misma tarea en la mitad del tiempo, lo que significa menos esfuerzo físico, menos desgaste, menos estrés, menos agua y detergente desperdiciados. La persona que lava esos trastos muchas veces no se percata que puede hacerlo en la mitad del tiempo "porque siempre lo ha / han hecho así". Cuando el/la observador le muestra el "diagrama de espagueti" donde en forma caótica se muestra la cantidad de desplazamientos y movimientos que realiza "el lavador" para ejecutar esa simple tarea, la mayoría de las veces la reacción es de incredulidad. Luego cuando los cambios son implementados y pasamos del caos a un flujo, simple y ágil, donde se eliminan todos los desperdicios, la reacción entonces es de agradecimiento y bienestar, porque el beneficio es inmediato para las partes.
Diagrama de espagueti cortesía de INNOVATION WORLD
Diagrama de espagueti cortesía de PNGEgg
BENEFICIOS DE LA OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Son más que obvios los beneficios que obtenemos luego de aplicar Lean Manufacturing y sus herramientas de gestión. A continuación te ilustro algunos de ellos.
PODCAST Sobre optimización de procesos y agilidad empresarial
Recientemente tuve una excelente tertulia con Luis Berti en su muy interesante y ampliamente seguido PODCAST - MOVIMIENTOS DE GIGANTES puedes saber más sobre este interesante y muy útil tema en los dos siguientes enlaces
ARTÍCULOS DE PRENSA, RADIO Y TV SOBRE EVENTOS QUE HEMOS HECHO RELACIONADOS AL TEMA
No es cuestión de más recursos, es como optimizar los recursos existentes para asegurar su uso más eficiente y adecuado a los objetivos estratégicos de la empresa.
Si necesitas ayuda para asegurar que tu organización salga o no caiga en la practica de "comer espaguetis organizacionales" no dudes en contactarnos. Tendremos una franca conversación sobre el tema y exploraremos las mejores estrategias y soluciones hechas a tu medida. Escribe a info.reinventatehoy@gmail.com
OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS
Autor JESUS E. MAZA
Especialista en transformación organizacional y gestión de talentos.
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